6 6. Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling

In 2020 is de hele samenleving hard geraakt door COVID-19. De gevolgen van deze pandemie zullen ook in 2021 doorlopen. Ook de samenleving van Purmerend is (o.a. economisch) hard geraakt.

Onze organisatie heeft snel geschakeld op deze ontwikkelingen, en ook binnen onze organisatie zullen de gevolgen van de pandemie na 2021 nog voelbaar zijn. Dit kan gevolgen hebben voor de inzet van onze medewerkers. Deze (toekomstige) ontwikkelingen brengen we in beeld en vertalen we naar effecten op teams en functies. Via strategische personeelsplanning blijven we monitoren of we de juiste medewerkers op de juiste plaats hebben en krijgen. Eén van de instrumenten die we voor het aantrekken van de juiste mensen inzetten is een effectieve arbeidsmarktcommunicatie. Dit instrument is niet statisch en zal ook in 2021 weer aangepast zijn aan de veranderde omgeving en gericht worden ingezet op het binnenhalen van de juiste medewerkers die we nodig hebben binnen de verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie.

Aanbesteding e-hrm systeem

De interne organisatie blijft zich aanpassen aan wat de stad nodig heeft en het domein Bedrijfsvoering en diensten blijft zich aanpassen aan wat de interne organisatie nodig heeft. Dat geldt ook voor onze processen en systemen. Geautomatiseerde systemen moeten helpend en ondersteunend zijn aan de behoefte van de veranderende organisatie. Voor ons e-hrm systeem gaan we een aanbestedingstraject in, waarbij de eisen en wensen die aan het systeem worden gesteld, naast wettelijke verplichtingen, gericht zijn op de wensen, behoeftes en wendbaarheid van de organisatie.

Cao 2021 “Verlof en Vitaliteit”

In de cao 2019-2020 is afgesproken dat alle gemeentelijke werkgevers vitaliteitsbeleid moeten hebben en dat een werkgroep criteria daarvoor ontwerpt. Daarnaast moet de werkgroep advies uitbrengen over hoe het bovenwettelijk verlof geharmoniseerd kan worden naar 36 uur per jaar. De werkgroep heeft een advies uitgebracht dat in 2020 voorgelegd wordt aan de gemeenten en vakbondsleden en uiteindelijk onderdeel zal worden voor de onderhandelingen van de cao 2021.

In de cao 2021 worden kaders neergelegd waarbinnen gemeenten hun eigen vitaliteitsbeleid moeten ontwikkelen in overleg met de ondernemingsraad. Grote delen uit het advies zijn in onze organisatie al aanwezig. Denk hierbij aan het hebben van een Arbo organisatie, het uitvoeren van een risico-inventarisatie, maatwerkoplossingen voor medewerkers, flexibel werken, personeelsgesprekken en opleidingsmogelijkheden.

ICT

Basis ICT-infrastructuur

De basis technische ICT-infrastructuur van onze gemeente is op dit moment kwetsbaar en vraagt om onderhoud op korte termijn. Zo is een deel van de huidige technieken die wij gebruiken door nieuwe ontwikkelingen inmiddels achterhaald. Apparatuur raakt verouderd en een aantal belangrijke componenten wordt dit jaar niet meer door leveranciers ondersteund. Hiervoor hebben we in 2020 noodgedwongen al extra kosten voor beheer en ondersteuning gemaakt. De door ons gebruikte techniek is ook niet meer geschikt om de uitdagingen van het digitaal te kunnen werken blijvend te kunnen beantwoorden. Een aantal grotere voorbeelden:

• 2020 heeft in het teken gestaan van de noodzakelijke vervanging van de firewalls (beveiliging) en werkplek/applicatieservers in de computerruimtes.
• In 2021 moet de fysieke werkplek van de medewerkers worden vernieuwd.
• 2022 staat in het teken van de vervanging van de storage-omgeving.
• In 2023 vervangen we de beeldschermen en switches.
• 2024 staat onder meer in het teken van de vervanging van de backup-omgeving.

Er is een meerjarig vervangingsschema opgesteld, waarin technische en financiële afschrijftermijnen samen worden gebracht om achterstanden in techniek in te lopen en in de toekomst voor te kunnen zijn. Hieruit blijkt met de inzichten van nu dat er structureel meer moet worden geïnvesteerd om de basis ICT-infrastructuur op orde te houden. Opmerking hierbij is overigens dat dat de gemeente Purmerend ondanks deze pieken de komende jaren nog steeds op het landelijk gemiddelde niveau blijft qua ICT-kosten bij gemeenten (Benchmark ICT Gemeenten M&I Partners). Wij hebben in de afgelopen jaren structureel laag gebudgetteerd voor ICT ten opzichte van andere gemeenten van vergelijkbare grootte. De landelijke trend is dat de ICT-kosten vanwege de toenemende digitalisering van de maatschappij een steeds groter onderdeel zijn van de gemeentelijke begroting.

Digitaal samenwerken

De (interne) samenwerking heeft de laatste jaren langzaamaan steeds meer een digitale vorm gekregen. De coronacrisis heeft deze verandering echter een grote impuls gegeven qua noodzaak en urgentie. Het flexibel- en thuiswerken behoorde reeds tot de mogelijkheden, maar ook het overleggen-op-afstand en het samenwerken-op-afstand zal de komende jaren steeds meer worden ingebed in onze manier van samenwerken. Hiertoe implementeren we onder meer een zaaksysteem en komen er gemeentebrede tools waarmee online kan worden samengewerkt. Deze ontwikkelingen zorgen mede voor een logisch samenhangend geheel, waarmee we tevens beogen ons applicatielandschap te kunnen saneren.

Informatiebeveiliging

We treffen stapsgewijs de maatregelen om te gaan voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is een meerjarig traject waar in 2020 belangrijke stappen zijn gezet. Hierover leggen we jaarlijks verantwoording af door middel van de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

DataLab

De focus van het Datalab ligt in 2021 op het (geografisch) ontsluiten van data en op het door ontwikkelen van onze software om dit mogelijk te maken. Het oplossen van maatschappelijke vraagstukken wordt ondersteund met behulp van data. De ‘Atlas’ van Purmerend’ wordt gevuld met relevante informatie voor de stad op de kaart, zoals alle geplande woningbouw. Dit doen we met inachtneming van de regels voor de privacy en informatieveiligheid. Daarnaast dragen wij er zorg voor dat wij als gemeente Purmerend op het gebied van de informatievoorziening in het DSO gereed zijn voor de invoering van de Omgevingswet op 1-1-2022.